Wspólne stanowisko Asian Forum i Partnerów
Inwestorzy z Japonii i Korei Południowej uczynili z Polski główny pomost na europejskie rynki, lokując nad Wisłą fabryki, przyciągające niezbędne rozwijającej się gospodarce technologie i praktyki zarządcze. Dzisiaj ciągłość ich biznesu zagrożona jest przez proceduralne problemy z wydawaniem czy przedłużeniem pozwoleń na pracę i pobyt dla kadry zarządzającej i specjalistów z Azji. Przez chaos w polityce wizowej i na granicach, cierpią pracownicy wysokiego szczebla z firm założonych w Polsce przez Azjatów.
O problemach związanych z wydawaniem wiz, umawianiem spotkań w polskich placówkach krążyło wiele opowieści jeszcze przed tzw. aferą wizową. To wąskie gardło wciąż istnieje, ale w mniejszym stopniu dotykało dotychczas pracowników w białych i niebieskich kołnierzykach. Niestety w ostatnich miesiącach praktycznie nie przedłuża się pozwoleń na pracę w Polsce, wydłuża procedury i komplikuje już istniejące do stopnia, w którym skutecznie zniechęcamy nie tylko obecnych, ale i przyszłych inwestorów.
Jako Związek Pracodawców Asian Forum, działając w imieniu członków a także wraz z przedstawicielami organizacji bilateralnych budujących od lat mosty między Polską i Azją apelujemy o szybkie rozwiązanie problemów wizowych i pobytowych pracowników z Azji. Identyfikujemy następujący katalog utrudnień administracyjnych:
1. Długie oczekiwanie na decyzje urzędów
Pozwolenia na pracę są wydawane po 2–4 miesiącach, a decyzje w sprawie pobytu – nawet po roku lub dłużej. W niektórych urzędach wojewódzkich, np. we Wrocławiu zdarza się, że procedury trwają latami.
2. Niespójne procedury i różnice regionalne
Urzędy stosują różne reguły: jedne wymagają osobistego złożenia dokumentów, inne dopuszczają tylko dokumenty przesyłane online; różne są też praktyki z nanoszeniem stempli paszportowych. Brak ujednoliconej interpretacji Ustawy o cudzoziemcach prowadzi do chaosu i nieczytelnych reguł działania urzędów.
3. Opóźniona cyfryzacja i braki obsługi językowej
Powolny rozwój systemów e-Praca i e-Cudzoziemiec, brak wersji w języku angielskim oraz brak tłumaczy w urzędach. Konieczność posiadania „zweryfikowanego profilu” blokuje dostęp do usług i umawiania wizyt.
4. Nadmierna biurokracja, dodatkowe zaświadczenia
Wraz ze zmianami z bieżącego roku wymagane są m.in. zaświadczenia o niekaralności, dokumenty potwierdzające opłacanie składek i podatków oraz zgodność danych z ZUS, PESEL, CEIDG. Agencje pracy tymczasowej napotykają dodatkowe ograniczenia, co wydłuża czas trwania procedur dla podjęcia tymczasowej pracy.
5. Poważne zmiany prawne, ale trudne wdrożenie
Nowe regulacje likwidują m.in. test rynku pracy czy wprowadzają pełną elektronizację, jednak ich implementacja napotyka problemy administracyjne. Chociaż teoretycznie pozwalają na przedłużenie zezwolenia bez przerwy w zatrudnieniu, przeciążone urzędy nie są w stanie przeprowadzić niezbędnych procedur.
6. Oczekiwanie składania oryginałów dokumentów bez gwarancji ich zwrotu
W wielu krajach polskie placówki dyplomatyczne oczekują w procesie wizowym złożenia oryginałów dokumentów takich jak akty ślubu, urodzenia, zgonu, rozwodu stosując „no return policy”. Brak akceptacji kopii dokumentów za okazaniem oryginału lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem mnoży przeszkody biurokratyczne i wydłuża proces.
7. Nierówne traktowanie i brak transparentności
Często przywoływanym problemem, dotykającym organizatorów misji gospodarczych, wizyt studialnych jest odmawianie przez polskie placówki wiz części uczestników bez wskazania powodu. Jest to szczególnie trudne do wytłumaczenia w grupach, gdzie jest jasno określony jest cel wspólnego wyjazdu, analogiczna pozycja społeczna i zawodowa uczestników a sam pobyt potwierdzony przez współorganizatora z Polski.
8. Karta stałego pobytu zamiast wizy
Nieprzewidywalność procesów wizowych bywa przyczyną omijania tej ścieżki procedowania możliwości wjazdu do Polski w celach biznesowych i kierowania się do urzędów wojewódzkich celem uzyskania karty stałego pobytu. Taką drogę obierają przedsiębiorcy regularnie odwiedzający nasz kraj np. jako wspólnicy firm działających w Polsce, nie mając nigdy pewności czy i na jak długo otrzymają wizę. Prowadzi to do dodatkowego obciążenia systemu bo proces, który na poziomie wizy powinien zamknąć się w 60 dniach, przy karcie stałego pobytu przeciąga się często do ponad 9 miesięcy.
9. Legalizacja pobytu studentów
Ostatnimi zmianami uderzono również w azjatyckich studentów, którzy muszą w tym roku przechodzić procedurę analogiczną pod względem formalnym do uzyskania zezwolenia na pracę. Podobnie jak pracowników, studentów objęły bardziej szczegółowe wymogi dokumentacyjne i pełna cyfryzacja. Nowe zasady po 1 czerwca 2025 to:
- Konieczność posiadania zweryfikowanego profilu zaufanego / e-podpisu.
- Obowiązek złożenia dodatkowych dokumentów: np. zaświadczenie o niekaralności, potwierdzenie znajomości języka na poziomie B2, potwierdzenie opłacenia składek w ZUS, podatku dochodowego.
- Utrudnienia w zmianie celu pobytu (np. wiza humanitarna/sportowa → praca/studia).
- Dłuższe okresy oczekiwania na decyzję i obowiązek raportowania dodatkowych danych do urzędów.
- 50% limit procentowy cudzoziemców na uczelni.
Podsumowanie
>> Opóźnienia i chaos proceduralny to główne problemy procesu legalizacji pracy i pobytu – czas oczekiwania sięga od kilku miesięcy do kilku lat.
>> Niejednoznaczność interpretacji przepisów i rozbieżność stosowania prawa między województwami utrudnia funkcjonowanie pracodawcom, pracownikom i samym urzędnikom.
>> Cyfryzacja i uproszczenia proceduralne, choć zapowiadane w 2025 roku, dopiero zaczynają przynosić efekty. Powolne ich wdrażanie i brak wsparcia językowego blokują realne skrócenie procedur.
>> Wydłużające się procedury prowadzą do patologii sprzyjających podejmowaniu pracy nielegalnej albo obchodzenia przepisów przez pracodawców i pracowników ze szkodą dla nich samych i naszego wizerunku.
Rekomendacje
1. Przyspieszenie cyfryzacji powiązanej z uproszczeniem procedury po stronie cudzoziemców – m.in. jednorodne procedury online, ujednolicenie wymagań, pozyskiwanie danych z rejestrów publicznych przez Urzędy, a nie aplikujących, zwiększenie obsady Urzędów.
2. Standaryzacja w całym kraju – identyczne wymogi w każdym województwie, jasne instrukcje dot. wymaganych dokumentów.
3. Wsparcie językowe i informacyjne – udostępnienie procedur w języku angielskim, zwiększenie liczby tłumaczy w urzędach.
4. Ochrona pracowników z Azji – specjalne kanały obsługi ułatwiające legalizowanie pobytu, szczególnie w sektorach kluczowych, jak budownictwo, inwestycje strategiczne, logistyka.
5. Wymiana doświadczeń z agencjami wyspecjalizowanymi w obsłudze HR – uproszczenie procedur bez obniżania standardów bezpieczeństwa i warunków zatrudnienia.